Es imposible enumerar las diversas situaciones en que puede encontrarse el animador de una reunión. Enunciaremos algunas de ellas en el siguiente esquema para aconsejar qué técnica se ha manifestado como eficaz en cada una de ellas.
situación
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consejo
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El que quiere imponer su opinión a toda costa: es el que lo sabe todo.
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Animar a los demás a comentar libremente. Que se ocupen del “sabelotodo” lo miembros del grupo; procurar que tengan suficiente confianza en sí mismos para no dejarse influir.
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El que quiere argumentar siempre interfiriendo la exposición de quien dirige; discutirá hasta el más pequeño detalle exponiendo como suyas las ideas de los demás.
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La primera regla para este caso es mantener la calma: no perder la cabeza ni dejar que la pierdan los otros. Poner en evidencia al interlocutor señalando sus incongruencias, pero sin hacer de ello un caso personal. Tratar de obtener la opinión favorable de la mayoría.
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El que quiere hablar a todas horas
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Fijar normas según las cuales nadie puede hablar más de un cierto tiempo sobre la misma cuestión, antes de que hayan intervenido todos. Tomar nota para poder demostrar en un momento dado que hay alguno que aún no ha tenido la oportunidad de expresarse. Proceder con tacto pero saber interrumpir para solicitar los comentarios de otros; tal vez pueda ser necesario rogarle que deje de hablar para dar a otros la oportunidad de hacerlo. Si no puede hacerse esto sin dejarle en mal lugar, será aconsejable tener con esa persona una conversación privada. Un buen truco es evitar mirarle a él sino a otro de los oyentes al momento de hacer una pregunta; de esa manera se le dificultará dar su opinión y se dará ocasión de hablar al otro.
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El que no le encuentra ningún interés a la reunión
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Hacerle preguntas concretas, pedirle consejo sobre alguna cuestión; buscar alguna cosa que se refiera a él y que pueda ser usada como ejemplo favorable.
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El que trata de conocer la opinión de los otros en lugar de dar la suya.
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Hacer la pregunta al grupo y después a él nuevamente. No permitir respuestas colectivas.
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El interés del grupo decae
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Hacer uso de ilustraciones visuales, de planos de situación; cambiar los puntos a discutir dentro del mismo tema. No estar mucho tiempo hablando de un mismo asunto o enfoque. Exponer o hacer que expongan casos y experiencias para animar la discusión; contar alguna anécdota referida al tema.
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Mantener el ritmo de la discusión
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Soslayar las interrupciones que no tengan que ver con el tema de la reunión. Hacer preguntas directas.
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La reunión va mal; algo no está funcionando, algo esta trabando la fluidez del diálogo.
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Poner un paréntesis para examinar lo que está impidiendo el buen funcionamiento del grupo. No lo deje para criticar después de la reunión: eso no sirve para nada en relación a la reunión ya realizada, ni asegura mejoras que se realizarán en el futuro.
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Alguien dice algo con lo cual Ud. está en desacuerdo.
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No deteriore la imagen del otro poniendo en evidencia su ignorancia o descalificándolo, No se trata de derrotar a un compañero en una discusión sino de buscar juntos, lo cual exige intercambiar puntos de vista. Tampoco se debe menospreciar las contribuciones que le parezcan sin importancia. Por el contrario, aprender a reconocer los aportes de los otros: las personas crecen cuando son estimuladas en lo que tiene de positivo.
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Se forman “camarillas” en la reunión.
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Procurar no formar ni integrar subgrupos; por el contrario, promover al máximo la inteligencia del grupo. No sentarse necesariamente junto a los amigos o aquellos con los que se tiene más afinidad. Evitar el cuchicheo, es decir, hablar por lo bajo con el compañero de al lado; esto es descalificar al que está interviniendo en ese momento. Cada vez que tenga algo que decir, hable alto, dirigiéndose a todo el grupo, evitando decir “ustedes”, sino “nosotros”. Espere su oportunidad de hablar, evitando diálogos superpuestos en los que nadie se escucha.
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