Frente a la realidad de las reuniones como una actividad corriente en nuestra vida cotidiana y como manifestación de actividad de las organizaciones, es evidente que son muchas las horas que se dedican a ellas. Sin embargo, si nos preguntamos sobre su productividad (logro de resultados concretos), no cabe duda de que tenemos la sensación y constatación de que se pierde mucho tiempo y los logros suelen ser escasos. No es extraño, entonces, que haya gente que rehúya o, al menos, no tenga mucho entusiasmo por participar en reuniones. Y no es extraño, tampoco que muchos programas sociales y culturales que exigen-dada su índole- la realización de reuniones, hayan decaído, se hayan esclerotizado o simplemente hayan desaparecido. Las reuniones, cuando son poco productivas o poco gratificantes, transmiten la sensación de inutilidad. A esa falta de productividad, asociada a un exceso de reuniones la llamamos reunionitis.
Todos hemos sufrido alguna vez de esta enfermedad. Participamos de reuniones cuya finalidad pareciera ser la reunión misma o satisfacer el placer de hablar. A veces, la decisión más importante que se toma es la de “convocar a la próxima reunión”; o lo más productivo es “examinar la reunión anterior”. Esta enfermedad nos hace perder demasiado tiempo en reuniones improductivas y en ocasiones nos llenan de tensiones.
Otra cuestión que lleva consigo la reunionitis es la aplicación del principio de costo-beneficio. ¿Cómo establecer el costo de una reunión? Es relativamente simple: hay que considerar el número de personas que participan en la reunión, el tiempo que permanecen en ella, el valor del salario por hora de cada una de ellas (cuando se trata de una empresa con fines de lucro), el gasto de preparación, alquiler del local si lo hubiera, la luz, fotocopias, refrigerio… Toda reunión tiene un costo: la reunionitis supone un costo improductivo.
Por otra parte, la reunionitis nos priva de las preciosas oportunidades de enriquecimiento mutuo y de alcanzar las potencialidades que ofrece una buena reunión y un buen trabajo de grupo. Es decir, no sólo perdemos tiempo, sino que perdemos la oportunidad de crecer y mejorar que nos ofrece el estar con otros e intercambiar con ellos.
Antes de hablar de técnicas para mejorar las reuniones, debemos preguntarnos por qué las reuniones suelen ser improductivas. Este conocimiento nos da mayores posibilidades para mejorar las reuniones, del mismo modo que todo buen diagnóstico es una mejor garantía para asegurar la curación de alguna enfermedad.
Diversos factores contribuyen a esta enfermedad de la reunionitis. Algunos son anteriores a la misma reunión: convocamos y hacemos reuniones innecesarias, no preparamos adecuadamente las mismas o, estando bien preparadas, no sabemos utilizar procedimientos adecuados y efectivos para realizarlas de manera productiva. También la enfermedad va más allá de la reunión cuando, luego de haberse tomado decisiones, todo se acaba con el final de la reunión, ya que nada de lo propuesto se realiza con posterioridad a la misma. Veamos los principales síntomas:
Antes de la reunión
Ciertas deficiencias o carencias previas a la reunión contribuyen a su fracaso.
No se ha preparado el orden del día. En algunos casos extremos, quienes van a la reunión no saben muy claramente cuál es el temario de la misma. Con esto la hemos condenado al fracaso antes de comenzar.
En la convocatoria no se han explicado suficientemente los motivos y objetivos de la misma. Cuando se entra a una reunión sin saber exactamente cuál es el propósito de la misma, está condenada a transformarse en reunionitis.
Cuando la reunión es de cierta importancia, los participantes deben prepara sus intervenciones, ya sea documentándose sobre las cuestiones a tratar o bien reflexionando acerca de las mismas. Ir a una reunión para decir buenamente lo que primero venga a lamente es preparar intelectualmente el clima para transformar la reunión en reunionitis.
No se han proporcionado con suficiente antelación el material o los documentos que se van a discutir (esto en el caso de que la índole de la reunión exigiera disponer de ese material).
Se utiliza un lugar inapropiado, sea por que se trate de un local muy cerrado, o muy ruidoso, por mala disposición de las sillas (la gente no puede verse las caras), la falta de iluminación o aireación, temperatura inadecuada, sala demasiado grande o demasiado pequeña… El descuidar los condicionamientos de espacio físico para crear una buena atmósfera de trabajo contribuye también a que os reunamos con resultados muy pobres en lo que hace a la productividad grupal.
Durante la reunión
Los procedimientos utilizados y el modo de conducir la reunión se proyectan en el resultado de la misma
- Los participantes no saben concretar, se “enrollan”, se van por las ramas, hablan demasiado. Hay gente que gusta de participar en reuniones por el placer de charlar y algunos por llamar la atención sin importarles mucho los propósitos de la misma reunión.
- No hay capacidad de diálogo, de apertura para aceptar criterios diferentes, y como consecuencia de ello, cuando no hay acuerdo se crean tensiones que podrían haberse evitado. En otras ocasiones, hay simplemente una falta de capacidad de escucha: se oye, pero no se aprovechan las riquezas que el otro puede brindar pues no hay interés por prestar atención a su propuesta.
- Falta de disciplina. No se respeta al moderador o coordinador; hablan todos a la vez o hacen corrillos. Se crea más de un foco de atención que dificulta la concentración y no permite alcanzar un bue rendimiento en el trabajo.
- Se mezclan diferentes putos del orden del día en el tratamiento de las cuestiones, o bien se comienzan a proponer y discutir soluciones cuando el problema no ha ido suficientemente examinado.
- Las intervenciones no se relacionan con el tema que se está tratando; el problema se agrava cuando otros siguen en esa línea y todo el grupo termina divagando sobre cuestiones ajenas al propósito de la reunión.
- Los que llegan tarde plantean cuestiones que ya han sido tratadas o consideradas; esto lleva a volver sobre lo tratado y a producir malestar en algunos de los participantes.
- Mal desempeño del coordinador o animador de la reunión: demasiado rígido o demasiado relajado; excesivo protagonismo; hacer juicios valorativos sobre las intervenciones dela gente con comentarios de que son buenos, regulares o malos.
- Afán de protagonismos, enfrentamientos entre personas o camarillas, intolerancia y falta de respeto.
Después de la reunión
Hubo propuestas, pero no se tradujeron en acciones
Las consecuencias de la reunionitis no sólo se expresan antes y durante la reunión sino también con posterioridad a la misma. Cuando la enfermedad es más o menos aguda hay un gran contraste entre la retórica de las propuestas y la extrema pobreza de las realizaciones concretas: todo lo que “se decide hacer” queda en una simple expresión de deseos.
