Toda reunión se realiza para algo, debe tener un objetivo bien definido. Pensada la finalidad que se quiere alcanzar cabe preguntarse: Este propósito, ¿no podría alcanzarse por otro medio que no sea la reunión? A veces, al formularnos esta pregunta se pone en evidencia que lo propuesto puede alcanzarse por otros medios. Así por ejemplo, en vez de hacer una reunión informativa, ésta puede suplirse por una circular u otro procedimiento similar.
Cuando efectivamente existe la necesidad de hacer la reunión, se debe establecer los objetivos y los temas a tratar. De ello surge el orden del día, temario o plan de discusión.
En esta tarea previa está la base del éxito de toda reunión. Y esto, por una razón de elemental sentido común: los que van a participar deben saber a qué van. Sin embargo, no basta que el temario haya sido preparado y dado a conocer con antelación: los que van a participar tienen que haber pensado los temas que se tratarán a fin de evitar las improvisaciones, los comentarios superficiales y las decisiones apresuradas. Hay que disponer de un tiempo para formarse un juicio u opinión personal sobre las diferentes cuestiones que se van a tratar.
Por ello la convocatoria comporta de ordinario dos tipos de información:
- Fecha, lugar, hora y duración de la reunión
- Orden del día
En algunos casos y cuando corresponda, se adjuntará a la convocatoria documentos para que puedan ser estudiados con la debida antelación, de modo de asistir a la reunión con pleno conocimiento de los temas que se tratarán.
Según sea la naturaleza del público o el tipo de reunión, la convocatoria será única o repetida. Lo más corriente es el envío de una nota, pero en algunas circunstancia podrá hacerse por teléfono o anunciarla por un cartel en lugar visible y accesible para todos.
Un aspecto importante a considerar es el de la elección de la fecha. No todos los días ni todas las horas son oportunas. Hay que elegir un día y una hora en la que todos los miembros puedan participar. Para ello, quien convoca debe conocer la disponibilidad de tiempo de la gente. En cuanto a los días, descontados los feriados, hay que evitar los puente y los fines de semana. Se han de excluir aquellos días en que normalmente hay algún acontecimiento que es seguido por mucha gente (por ejemplo un evento deportivo/televisivo importante). Respecto de la hora, si se trata de gente que trabaja en una institución y la reunión es parte de su trabajo, conviene que la reunión se realice a primera hora de la mañana. Si se realiza después de la jornada de trabajo, hay que realizarla por la tarde o la noche, pero contar con el cansancio de quienes participan; por eso, en este caso necesariamente debe ser ágil y no muy prolongada.
Por último, es de gran importancia que la convocatoria se haga con suficiente anticipación y consignando hora de comienzo y finalización, para que los participantes prevean el tiempo de que deben disponer. En general se aconseja que las reuniones no superen las dos horas de duración. En caso de que sean más prolongadas, debe preverse un descanso de unos diez o quince minutos y ofrecer si es posible una tacita de café. Esto puede parecer una pérdida de tiempo, pero si no se hace, es bastante probable que se pierda luego más tiempo en repeticiones y divagaciones inoportunas debido al cansancio insuperable de la gente.
