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Toda reunión hay que terminarla, no “dejarla morir”, como ocurre con frecuencia. Lo ideal es que la reunión termine a la hora acordada. Esto es oportuno por varias razones: permite que cada uno organice su tiempo (como el tiempo se administra mal, la genta vive en el activismo sin hacer gran cosa); otra razón importante es poder disponer de algunos minutos, después de terminada la reunión, para cambiar impresiones o para hablar de lo que surja espontáneamente.
No es lo mejor que una reunión vaya muriendo o que la gente esté apresurada por marcharse porque “se ha hecho demasiado tarde”; cuando esto ocurre, la gente deja de implicarse en la reunión. Algo parecido ocurre cuando se va produciendo una “desbandada” progresiva.
Las reuniones tienen que tener hora de comienzo y hora de terminación. En algunas circunstancias y en algunos grupos, antes de marcharse y dar por terminada la reunión, conviene elaborar el orden del día o el plan de trabajo de la reunión siguiente, con indicación de día y hora de realización.
¿Cómo terminar las reuniones para que ellas sean realmente eficaces? Una reunión que se desarrolló de manera productiva y en un buen clima, puede quedar sólo en eso si al final de la misma no se precisan algunas cosas bien concretas:
¿Cuáles son los acuerdos y decisiones que se ha tomado?
¿Cuáles son los pasos, actividades y tareas que hay que realizar para cumplir con los acuerdos y llevar a cabo las decisiones tomadas?
Una vez hecho esto hay que proceder a:
Designar las personas responsables de llevar a cabo lo acordado
Asignar los recursos necesarios para concretar lo acordado.
Establecer un cronograma de actividades para cumplir con lo acordado.
Se ha de elaborar un acta que indique con claridad lo resuelto, cómo hacerlo, cuándo, quienes serán los responsables de llevarlo a cabo y con qué recursos contarán para hacerlo. Como es obvio, este documento final es imposible de redactar si desde el comienzo no se ha designado un secretario de actas o simplemente un responsable de tomar nota de todo cuanto se ha ido tratando en la reunión.
