Ni el éxito ni el fracaso de la reunión es totalmente atribuible a la calidad del coordinador o animador, ni a los procedimientos utilizados. Un buen coordinador, utilizando óptimos procedimientos y técnicas, no puede lograr gran cosa si los participantes no tienen capacidad ni actitud para trabajar en grupo. Debemos llamar la atención sobre el riesgo de caer en el fetichismo metodológico: las buenas técnicas son un medio instrumental, pero son incapaces de lograr sus potencialidades con presidencia de la gente que los utiliza. No olvidad nunca que el instrumento de los instrumentos es la persona humana.
Cabe advertir, sin embargo, que las reuniones pueden mejorarse notablemente si se presta cuidado y atención a cuatro aspectos básicos:
- prepararlas adecuadamente
- utilizar procedimientos adecuados para que sean productivas y gratificantes
- saber coordinar, animar y conducirlas
- llevar a la práctica lo decidido en ellas.
Es decir que algunas cuestiones fundamentales deben tenerse en cuenta antes, durante y después de la reunión.
Antes de la reunión
Antes de comenzar el animador tiene que asegurar que se han preparado las condiciones materiales de realización de las mismas (lugar, asientos suficientes, equipamiento, etc.). Y con mayor tiempo aún debe asegurar que la convocatoria se haya hecho de manera adecuada y con suficiente antelación. Para ello es necesario:
- Haber seleccionado un lugar de la reunión que facilite crear una atmósfera adecuada para el trabajo (disposición de sillas, aireación, iluminación de la sala, etc.)
- Preparar el material que se va a utilizar durante la reunión (pizarrón, bloc de papel, proyector de diapositivas…) y garantizar que dicho material funcione al momento de ser utilizados. Sucede con frecuencia que en una reunión, acto o conferencia, al momento de comenzar se advierte que el micrófono no está enchufado, que no hay alargador para llegar hasta el toma de corriente, que se debe llamar a un técnico para que elimine los agudos sonidos de acople, o que el PowerPoint no se puede proyectar. Tales descuidos de organización desmerecen en sumo grado el evento, pues es imposible disimularlos; y nada de lo que suceda posteriormente logrará hacer olvidar esos fastidiosos momentos iniciales.
- El animador deberá llegar antes de la hora prevista, con el fin de poder recibir a los participantes y asegurar que todo esté listo para realizar el trabajo. El preocuparse por estos aspectos materiales ayuda a crear un clima de seriedad y responsabilidad.
Al comienzo de la reunión
Al inicio de la reunión el animador debe procurar alcanzar tres objetivos:
- Crear un clima favorable: Es importante crear un clima amistoso, de cordialidad, y confianza, para que todos se sientan a gusto y puedan decir lo que piensan con toda libertad. Tal atmósfera facilita el trabajo de conjunto y es conducente al aprendizaje y a la solución de problemas.
- Centrar la atención de los participantes: Es conveniente que todos se sientan intelectual y sicológicamente “metidos” en la reunión, haciendo abstracción de sus preocupaciones cotidianas. Leer el acta de la reunión anterior, si la hubiera, ayuda a cumplimentar esta fase.
- Definir claramente los objetivos de la reunión y los temas a tratar, dando lectura al orden del día.
Durante la reunión
Las cuestiones prácticas que debe tener en cuenta el animador son:
- Plantear los temas que se han de discutir de manera clara, concisa y e interesante para todos.
- Mantenerse atento al desarrollo de la reunión; en ningún momento aparecer como aislado o distante del grupo. Debe escuchar atentamente las intervenciones de cada participante; si cuchichea mientras otro expone, con esa actitud estará desautorizando al que habla.
- Cortar las intervenciones fuera de lugar o demasiado extensas.
- Procurar todos hayan expuesto su punto de vista y que nadie se vaya de la reunión con la sensación de no haber tenido ocasión de expresarse.
- Hacer respetar el orden del día, orientando al grupo a llevar una discusión disciplinada, yendo al meollo de las cuestiones sin divagar ni salirse del tema.
- Ayudar a formular mejor sus ideas a los miembros del grupo que tiene dificultades para hacerlo de manera comprensible.
- Saber reaccionar con calma ante imprevistos
- Mantener siempre el control de la reunión, pero sin ser autoritario.
- Procurar que la reunión termine a la hora fijada, para lo cual tratará de distribuir el tiempo en el tratamiento de cada uno de los temas.
- Hacer un resumen final de la reunión con las conclusiones a las que se ha llegado y las decisiones que se han tomado.
Después de la reunión
La responsabilidad más grande para después de la reunión es la de asegurar que se cumpla y lleve a la práctica todo los resuelto; de manera particular, deberá recordar a cada miembro del grupo las responsabilidades asumidas en cuanto a las tareas que se le asignaron o que se ofreció a realizar.
