Un grupo es tanto más maduro cuanto más consciente es de su propio funcionamiento. Para ello, nada mejor que evaluar de vez en cuando las reuniones. Cuando las evaluaciones están bien hechas ayudan a:
Madurar como grupo, teniendo conocimiento y conciencia de lo que acontece
Renovarse como equipo de trabajo
Resolver conflictos internos sin pérdidas de personas, y sin frustraciones ni resentimientos.
Antes de hacer un análisis evaluativo es necesario que el grupo esté de acuerdo en hacerlo; de lo contrario poco sirve, aún cuando se utilicen procedimientos técnicamente adecuados.
La evaluación de una reunión puede realizarse de diferentes maneras:
- Autoevaluación oral: consiste en la consulta a los participantes para que expresen oralmente el juicio que les ha merecido la reunión. Este tipo de evaluación puede hacerse inmediatamente después de terminada la reunión, yo bien mediante una ronda de a sea a través de conversaciones informales intervenciones en las que cada participante hace su evaluación. Tiene el inconveniente de que puede producir un efecto de “contagio” con la intervención de determinadas personas que dan una tónica a la evaluación sin representar el sentir del grupo. La autoevaluación oral es muy útil cuando existe un clima de confianza y amistad entre los miembros del grupo.
- Autoevaluación con cuestionario: consiste en llenar un cuestionario o ficha preparado para la ocasión.
- Observación: se realiza por un observador ajeno al grupo, presente en la reunión. Tiene la gran limitación de que el observador puede intimidar o perturbar la dinámica del grupo.
Cualesquiera sea el método elegido es conveniente tener pautas para la evaluación. Se propone el siguiente cuestionario para entregar a cada participante:
Pregunta
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Respuesta
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La reunión, ¿comenzó y terminó a la hora fijada?
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La convocatoria a la reunión ¿se hizo oportunamente?
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La sala ¿estaba correctamente dispuesta? (iluminación, calefacción, sillas, etc.)
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¿Se cumplió el orden del día?
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¿Se trataron temas ajenos al orden del día?
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¿Se pudo hablar con libertad?
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¿Lo bloqueó la presencia de alguna(s) persona(s)
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¿Hubo cosas que deseó decir y no ha dicho?
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¿Lo interrumpieron?
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¿Interrumpió a alguien?
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¿Ha habido personas que guardaron silencio?
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¿Tiene la sensación de que todos pudieron dar su opinión?
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¿Alguien impuso su opinión al grupo o monopolizó el discurso?
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¿Cree que el método de trabajo utilizado era eficaz?
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¿Le parece que el grupo fue creativo?
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El animador, ¿ayudó al grupo a alcanzar los objetivos?
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¿Tiene la impresión de haber perdido el tiempo?
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Para concluir, y a la luz de lo estudiado en los 9 módulos anteriores, repasemos el esquema de una reunión en el gráfico siguiente:
