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El objeto de estos apuntes es proporcionar una serie de conocimientos técnicos /operativos para mejorar de una manera efectiva el nivel de productividad y gratificación en aquellas las reuniones que tienen por finalidad resolver problemas o tomar decisiones.
Reunirse, hacer reuniones… He aquí una actividad frecuente en nuestras vidas, como consecuencia de nuestra participación en el tejido social y en organizaciones de diversa índole: las reuniones son una realidad que responde a nuestra cotidianeidad social. Para comprender mejor qué es una reunión, primero debemos interrogarnos acerca de qué es un grupo.
Para que exista un grupo, es preciso que un conjunto de personas estén situadas en un espacio y tiempo determinado. Pero un conjunto de personas pueden estar juntas en el mismo lugar y tiempo sin constituir por ello un grupo. Por ejemplo, los que viajan en tren, los que están en la sala de cine, los que esperan en la cola del supermercado…. ¿Qué es lo que hace que un conjunto de personas constituyan un grupo? Para que exista un grupo, es necesario que ese conjunto de personas interactúen entre sí, que sus comportamiento se influyan recíprocamente y que exista una cierta conciencia de pertenencia a ese conjunto.
Partiendo de este concepto, podemos esbozar una definición de reunión: actividad que se genera en una situación de grupo, en un tiempo y espacio determinados y que tiene un objetivo específico.
Aparecen aquí las características básicas de una reunión:
- Es una actividad, pues hay participación, interactuación, comunicación
- Se da en situación de grupo, pues, aunque antes y después de la reunión los miembros no constituyan grupos, a los fines de la reunión sí lo constituyen.
- Tiene una finalidad determinada; esto es de una importancia crucial, pues si no se tiene un fin claro y específico, el evento no tendrá sentido.
De acuerdo a la finalidad que persiguen, las reuniones pueden clasificarse en:
Amistosas: su objetivo es encontrarse con amigos, conversar, estar juntos, cultivar a amistad. No es necesario emplear procedimientos o técnicas para ese tipo de reuniones; lo que agrupa y convoca es la amistad y el modo de actuar es espontáneo, ateniéndose a las reglas de respeto, propis de cualquier conversación
Formativas: como su nombre lo indica, tiene por finalidad la adquisición de conocimientos, habilidades y conductas asociadas a determinado ámbito de actuación o para el conocimiento de determinados temas y disciplinas. En las reuniones de formación se pueden utilizar diferentes técnicas. Estudio de casos, juego de roles, trabajo de proyecto, seminarios, etc.
Informativas: su propósito es transmitir una información que se considera necesario o conveniente que reciba el grupo, complementado con la presentación de preguntas, aclaraciones, respuestas pertinentes, consultas de opiniones, etc.
Consultivas-deliberativas: se convocan con el fin de estudiar o analizar propuestas o soluciones a problemas planteados en un grupo u organización. En este tipo de reuniones no se toman decisiones.
De negociación o estrategia: se trata de reuniones en las que las partes presentes están en desacuerdo y el objetivo es llegar a un consenso para superar la situación de conflicto.
De grupo: para el análisis de la vida interna del grupo o de su funcionamiento; no interesa tanto el contenido de la reunión sino las relaciones interpersonales.
De trabajo: destinadas a tomar decisiones y resolver problemas; este tipo de reuniones son una herramienta muy importante para realizar una gestión participativa dentro de una organización, pues implica procedimientos de análisis y de participación.
De intercambio de experiencias o puntos de vista en torno a un problema o tema. Su objetivo es que los participantes expresen su opinión, sus conocimientos y experiencias acerca de un tema, de forma provechosa para el resto de los participantes. Podemos decir que son reuniones para el enriquecimiento recíproco en base a experiencias compartidas.
Creativas: su propósito es, proponer, generar ideas. Para este tipo de reuniones se suele utilizar la técnica del brainstorming (lluvia de ideas).
De significación: son reuniones de reflexión, básicamente para plantear problemas existenciales en un contexto religioso.
A menudo las reuniones son mixtas, es decir que participan simultáneamente de dos o más clasificaciones. Por ejemplo, una reunión de trabajo puede incorporar elementos de reunión creativa, informativa y de deliberación.
